Dematerializzazione e digitalizzazione

Meno spazio per la carta più spazio alla natura

Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti dello Studio e dei vostri Clienti

La dematerializzazione riguarda la conversione di documenti cartacei in documenti digitali il cui processo termina con la conservazione.

La digitalizzazione è invece un processo di creazione elettronica e gestione di un documento elaborabile (p.e. XML) e la sua conservazione.

Quali sono i documenti cartacei che si possono digitalizzare attraverso la cosiddetta dematerializzazione?

La dematerializzazione di anni pregressi, può essere adottata su documenti fiscali e scritture contabili:

  • fatture di vendita e di acquisto
  • documenti di trasporto e le bolle di accompagnamento
  • i modelli delle dichiarazioni dei redditi ed Iva
  • i modelli di pagamento F24
  • le comunicazioni dei dati delle fatture emesse e ricevuti
  • registri Iva vendite ed acquisti
  • il registro dei corrispettivi
  • il libro giornale
  • i mastri contabili
  • e svariati altri documenti

Libri sociali e corrispondenza:

  • libro dei soci
  • il libro delle obbligazioni
  • il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee e del consiglio di amministrazione
  • lettere, raccomandate, telegrammi
    PEC e email "native digitali" per avere validità temporale (nei 10 anni successivi alla data di invio) devono essere conservati a norma di legge*

Contratti e scritture private:

  • I contratti e le scritture private, se redatti su carta, è opportuno non vengano dematerializzati, se gli stessi sono invece nativi digitali il processo termina il suo ciclo con la conservazione digitale.

Ecco perché affidarsi a dei professionisti

La dematerializzazione richiede attenzioni di legge e organizzative:

  • la conversione da cartaceo a digitale, attraverso strumenti elettronici professionali come scanner o apparati di videocopia
  • la catalogazione ed archiviazione secondo logiche che ne consentano l'organizzazione e la reperibilità
  • la conservazione secondo le regole indicate le DL marzo 2005 n82 e successivi Decreti 2013 e 2014
  • per alcuni documenti bisogna seguire un processo di distruzione degli originali cartacei di norma, svolta secondo precisi standard (p.e. il DIN 32757 prevede 7 diversi livelli di triturazione).